WePlayIn.Band 3.0 : finances, scanner de partitions et plus

Gérer un orchestre, c’est jongler avec des dizaines de choses à la fois, et l’argent fait partie des plus délicates. Avec la version 3.0, WePlayIn.Band s’attaque de front au volet financier de la vie de l’ensemble, tout en rendant plus simple le partage des partitions, en accueillant davantage de musiciens dans le monde et en facilitant la délégation au sein de votre équipe.

Les nouveautés de WePlayIn.Band 3.0 : une gestion financière complète (rémunérations, notes de frais avec envoi des justificatifs, export PDF et Excel), un scanner de partitions intégré avec détection des bords et compression, l’allemand et le français (six langues au total), un nouveau rôle Assistant pour déléguer, la gestion de la formation avec règles d’exclusion automatique et le contrôle de la visibilité des événements. Disponible dès maintenant sur iOS, Android et le web.

La gestion financière de l’orchestre, enfin sans tableur

Les directeurs nous l’ont dit partout : savoir qui doit être payé, qui a déposé une note de frais et quel justificatif manque, c’était un vrai casse-tête. La version 3.0 y met fin.

Rémunérations

Les directeurs peuvent désormais attribuer une rémunération aux musiciens pour chaque événement. Chaque ligne indique le montant, le statut (en attente, approuvé, rejeté ou payé) et une note facultative. Un récapitulatif en haut de la liste affiche les totaux d’un coup d’œil, et il suffit de toucher un badge de statut pour filtrer la vue.

Notes de frais et justificatifs

Les musiciens déposent leurs notes de frais directement depuis leur téléphone. Un justificatif à joindre ? Prenez une photo ou envoyez un PDF : le fichier est rattaché à la note de frais et le directeur le voit au moment de l’approbation. Une icône signale chaque note de frais qui a un justificatif ; en la touchant, on ouvre une visionneuse plein écran avec zoom pour les images et un vrai lecteur pour les PDF.

Recherche, filtres et export

Vous cherchez les dépenses d’un musicien en particulier ? Utilisez la barre de recherche. Vous ne voulez voir que ce qui est en attente ? Touchez le badge. Prêt à envoyer le rapport au trésorier ? Exportez toute la liste en PDF ou en Excel d’un simple toucher. L’export reprend tous les détails utiles : nom du musicien, montant, statut et dates.

C’est un circuit de remboursement complet, du dépôt à l’approbation puis à l’export, directement dans l’app que vous utilisez déjà pour tout le reste.

Un scanner de partitions intégré

Partager les partitions avec l’orchestre, c’était scanner des pages sur un scanner à plat encombrant, envoyer des PDF par e-mail et espérer que chacun reçoive la bonne partie. C’est fini.

WePlayIn.Band 3.0 vous permet d’envoyer des fichiers PDF directement dans la section répertoire, ou de pointer l’appareil photo du téléphone vers n’importe quelle partition imprimée pour en faire un PDF propre et compressé en quelques secondes. Le scanner intégré détecte automatiquement les bords de la page, vous permet de réorganiser les pages et d’appliquer un filtre comme le noir et blanc, puis compresse le fichier avant l’envoi.

Une fois le fichier envoyé, vous l’attribuez à une section (par exemple « Cordes »), à un poste précis (par exemple « Violon 1 ») ou à tout l’orchestre. Chaque musicien ne voit que les parties qui le concernent.

Que votre bibliothèque dorme dans une armoire ou soit déjà numérique, la faire entrer dans WePlayIn.Band est désormais rapide et sans accroc.

Désormais disponible en six langues

Willkommen ! Bienvenue ! Nous avons ajouté l’allemand et le français, qui rejoignent l’anglais, l’italien, l’espagnol et le catalan. L’app suit automatiquement la langue de votre appareil, et chacun peut en choisir une autre dans son profil.

Davantage d’orchestres en Europe et ailleurs peuvent ainsi utiliser WePlayIn.Band dans leur langue, ce qui accélère l’arrivée des nouveaux membres et simplifie la vie de chacun dans l’ensemble.

Un nouveau rôle Assistant pour mieux déléguer

Tous les membres de confiance n’ont pas besoin d’un accès complet de directeur. Le nouveau rôle Assistant se situe entre Musicien et Directeur dans la hiérarchie des autorisations. Il convient parfaitement aux chefs de pupitre, aux bibliothécaires ou aux membres du bureau qui doivent gérer un domaine précis, comme les présences ou le répertoire, sans détenir les clés de toute l’administration.

Les directeurs attribuent le rôle Assistant depuis l’écran de gestion des musiciens, et l’app ajuste automatiquement ce que chacun peut voir et faire.

La gestion de la formation : les bons musiciens pour chaque événement

Quand votre orchestre joue dans des formations différentes (grand orchestre, ensemble de chambre, défilé), vous devez maîtriser qui joue quoi. Le nouvel onglet Formation de chaque événement permet aux directeurs de composer l’effectif idéal.

Exclusion automatique selon le type d’événement

Chaque poste peut désormais avoir des exigences par type d’événement : vous fixez un nombre maximum de musiciens par poste pour chaque type (concert, répétition, défilé, formation réduite, petit ensemble, etc.). Quand vous ouvrez l’onglet Formation et activez « Exclure automatiquement selon les exigences du poste », l’app choisit qui reste et qui ne joue pas, d’après ces règles et l’ordre de priorité de chaque musicien.

Ordre de priorité des musiciens

Dans chaque poste, les musiciens se classent par glisser-déposer. Cet ordre décide qui a la priorité quand la formation est plus réduite que l’effectif complet. Le premier pupitre reste ; le dernier ne joue pas. Les directeurs le règlent une seule fois dans la configuration des sections et des postes, et il s’applique à tous les événements.

Exigences par type d’événement sur les postes

Dans l’éditeur de poste, les directeurs peuvent désormais configurer une règle par type d’événement : garder tout le monde, exclure tout le monde ou garder un nombre donné de musiciens. Vos premiers violons peuvent ainsi garder 8 musiciens pour un concert, mais seulement 4 pour une formation réduite, et l’app se charge du reste.

Protection des musiciens qui ont confirmé

Si un musicien a déjà confirmé sa présence et qu’un directeur essaie de l’exclure, l’app affiche un avertissement. Pas d’exclusion par erreur de quelqu’un qui s’est déjà engagé.

Visibilité des événements : qui voit quoi

Tous les événements ne concernent pas tous les musiciens. Avec la nouvelle fonction de visibilité des événements, les directeurs peuvent rendre un événement visible uniquement pour certains groupes. Le calendrier des répétitions reste lisible et on évite la confusion quand seule une partie de l’orchestre est concernée.

Familles de sections : une meilleure organisation

Les sections peuvent désormais être rattachées à une famille : Cordes, Bois, Cuivres, Percussions ou Autre. Ce classement rend les règles d’exclusion automatique plus fines et donne aux directeurs une vue plus claire de la structure de leur orchestre. La famille apparaît sous forme de badge sur chaque carte de section dans la configuration.

Niveaux de visibilité des présences

Les directeurs contrôlent désormais finement qui peut voir les données de présence. Plusieurs niveaux de visibilité permettent à chaque musicien de voir uniquement ce qui correspond à son rôle, de son propre statut jusqu’à la vue d’ensemble de l’orchestre.

Des menus d’action repensés

Tous les menus d’action de l’app ont été repensés de zéro. Les anciens menus déroulants disparaissent au profit de feuilles d’action élégantes qui s’ouvrent près du bouton touché. Chaque action affiche désormais une icône et un sous-titre explicatif, pour comprendre tout de suite ce que fait chaque option. C’est le cas partout : détail des événements, répertoire, sections, lieux, console d’administration, et ailleurs.

Un design rafraîchi et des dizaines d’améliorations

Au-delà des nouveautés phares, la version 3.0 comprend :

un design visuel rafraîchi sur tous les écrans, avec des cartes plus nettes, de meilleurs espacements et un usage des couleurs plus cohérent ;
des réglages de notifications améliorés, pour que les musiciens choisissent précisément les alertes qu’ils reçoivent ;
un « tirer pour actualiser » plus fluide dans toute l’app ;
une meilleure expérience web pour les orchestres qui préfèrent le navigateur ;
le suivi du statut « payé » pour les remboursements, afin que les directeurs sachent quelles rémunérations ont réellement été versées ;
des badges dans le journal des opérations indiquant le type d’action effectuée, pour un contrôle plus facile ;
des dizaines d’améliorations internes pour la rapidité et la fiabilité.

Questions fréquentes

Peut-on suivre les dépenses et les remboursements des musiciens dans WePlayIn.Band ?

Oui. La version 3.0 comprend un circuit complet de gestion des dépenses. Les musiciens déposent leurs notes de frais avec une photo ou un PDF du justificatif, directement depuis l’app. Les directeurs examinent, approuvent ou rejettent chaque note de frais, et exportent la liste complète en PDF ou en Excel pour le trésorier. On peut aussi attribuer une rémunération par événement, avec les statuts en attente, approuvé, rejeté et payé.

WePlayIn.Band a-t-il un scanner de partitions ?

Oui. WePlayIn.Band 3.0 intègre un scanner de partitions. Pointez l’appareil photo du téléphone vers une partition imprimée et l’app crée un PDF propre et compressé, avec détection automatique des bords, filtres et compression. Vous pouvez aussi envoyer des PDF existants. Les partitions s’attribuent par section ou par poste : chaque musicien ne voit que ses parties.

Dans quelles langues WePlayIn.Band est-il disponible ?

WePlayIn.Band est disponible en six langues : anglais, italien, espagnol, catalan, allemand et français. L’app suit automatiquement la langue de votre appareil, et chacun peut en choisir une autre dans son profil.

Qu’est-ce que le rôle Assistant dans WePlayIn.Band ?

Le rôle Assistant est un niveau d’autorisation situé entre Musicien et Directeur. Il est pensé pour les chefs de pupitre, les bibliothécaires ou les membres du bureau qui doivent gérer un domaine précis, comme les présences ou le répertoire, sans accès complet de directeur. Les directeurs l’attribuent depuis l’écran de gestion des musiciens.

Comment fonctionne la gestion de la formation dans WePlayIn.Band ?

L’onglet Formation de chaque événement permet aux directeurs de composer l’effectif selon la formation. Vous fixez des règles par poste pour chaque type d’événement (concert, répétition, formation réduite), classez les musiciens par priorité en glisser-déposer, puis activez l’exclusion automatique pour appliquer les règles. Les musiciens qui ont déjà confirmé sont protégés contre une exclusion par erreur.

Mettez à jour dès aujourd’hui

WePlayIn.Band 3.0 est disponible dès maintenant sur l’App Store, sur Google Play et sur le web. Si vous utilisez déjà l’app, la mise à jour arrivera automatiquement. Si vous la découvrez, c’est le bon moment pour réunir toute la gestion de votre orchestre au même endroit.

Une question, une remarque ? Écrivez-nous à support@weplayin.band, nous serons ravis de vous lire.