Comment suivre les présences dans une chorale ?

Configurez vos voix (par exemple soprano 1 et 2, alto, ténor, basse) comme sections et postes, puis demandez à chaque choriste de répondre à chaque répétition et concert d’un simple toucher. L’app indique si chaque voix est complète, partielle ou vide et relance ceux qui n’ont pas répondu : vous savez avant la répétition si les ténors sont là.

Les choristes peuvent-ils recevoir uniquement les enregistrements de leur voix ?

Oui, si l’app partage les fichiers par partie. Dans WePlayIn.Band, chaque partition, enregistrement ou lien cloud se partage avec tout le chœur, une section ou une seule voix, et chaque choriste ne voit que les fichiers qui lui sont destinés, plus ceux de tout le chœur, regroupés sous chaque œuvre.

Gestion de chorale : le logiciel dont votre chœur a besoin

Q: Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de chorale ?

C’est une application qui prend en charge l’organisation d’un chœur : le calendrier des répétitions et des concerts, qui vient, voix par voix, le partage des partitions et des enregistrements de travail, les messages au chœur ou à une section, et le suivi des présences et des dépenses. Elle remplace les groupes de discussion, les e-mails et les tableurs.

Environ 37 millions de personnes chantent dans un chœur en Europe, réparties dans à peu près un million de chœurs et d’ensembles vocaux, selon l’étude Singing Europe publiée par la European Choral Association. La plupart de ces chœurs sont gérés par des bénévoles, et la plupart s’organisent de la même façon : un groupe de discussion, une liste d’e-mails, un dossier partagé de partitions et un tableur que plus personne ne met à jour depuis mars.

Un logiciel de gestion de chorale sert à remplacer ce patchwork. Ce guide passe en revue ce dont un chœur a vraiment besoin, ce qui est un plus, et comment changer d’outil sans perdre vos choristes en route.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de chorale ?

Un logiciel de gestion de chorale est une application qui prend en charge l’organisation qui entoure la musique : le calendrier des répétitions et des concerts, qui vient, voix par voix, le partage des partitions et des enregistrements de travail, les messages à tout le chœur ou à une section, et les relevés dont le bureau a besoin, comme l’historique des présences et les dépenses.

Le test est simple. Si votre chef de chœur demande encore « combien de ténors avons-nous samedi ? » et que personne ne peut répondre sans faire défiler des messages, vos outils actuels ne font pas le travail.

Les cinq choses dont un chœur a le plus besoin

1. Les présences par voix, pas seulement un total

« Trente-deux oui » ne vous dit rien si les quatre ténors sont absents. Un bon logiciel de chorale compte les réponses par voix et montre les manques :

chaque voix affichée complète, partielle, incomplète ou vide par rapport au nombre de choristes nécessaires ;
des rappels automatiques à ceux qui n’ont pas répondu, pour que le chef de chœur n’ait pas à relancer chacun ;
un verrouillage quelques jours avant le concert, pour que les changements de dernière minute passent par vous plutôt que de se faire en silence.

Dans WePlayIn.Band, les voix se configurent comme sections et postes. Une répétition réservée aux sopranos et aux altos peut marquer les autres voix comme non requises : les hommes ne sont pas sollicités pour une répétition à laquelle ils ne viennent pas.

2. Partitions et enregistrements de travail par voix

Les choristes apprennent avec deux choses : la partition et un enregistrement. L’app doit vous permettre d’envoyer les deux une seule fois et de les partager par voix. Les basses ne devraient pas faire défiler quatre pistes de sopranos pour trouver la leur. Vérifiez :

les PDF et l’audio (MP3, M4A) rattachés à chaque œuvre ;
la visibilité pour tout le chœur, par section et par voix ;
un accès rapide depuis le programme du concert, pour que « qu’est-ce qu’on chante dimanche ? » mène directement aux bons fichiers.

3. Un calendrier de saison qui se publie tout seul

La plupart des chœurs répètent le même soir chaque semaine. Créer quarante répétitions identiques à la main, c’est là que beaucoup de chœurs abandonnent une app. Un bon outil crée toute la série d’un coup, vous laisse sauter les vacances scolaires et ouvre chaque date aux choristes quelques jours avant, pour qu’on ne leur demande pas en septembre s’ils seront là en mai.

4. Des messages aux bonnes personnes

Tous les messages ne s’adressent pas à tout le monde. Une répétition de section, un appel aux solistes ou un rappel aux altos d’apporter leur classeur ne devraient aller qu’aux choristes concernés, avec une notification push quand c’est important, et sans créer un groupe de discussion de plus.

5. Assez simple pour chaque choriste

Dans un chœur, les âges peuvent aller de 16 à 86 ans. Côté choriste, l’app doit se résumer à une réponse d’un simple toucher et une liste de fichiers. Vérifiez que les choristes peuvent l’utiliser dans un navigateur web, avec des rappels par e-mail, s’ils ne veulent pas installer d’app, et que l’interface est dans leur langue.

Les plus, selon votre chœur

Besoin	Pour qui
Rémunération des solistes professionnels et d’un accompagnateur, avec approbation et statut « payé »	Les chœurs qui rémunèrent des solistes, un accompagnateur ou des chefs de pupitre
Notes de frais avec la photo du justificatif	Les chœurs qui remboursent les déplacements ou l’achat de partitions
Recettes et trésorerie de la saison (billetterie, dons, subventions)	Les trésoriers qui préparent les comptes pour le bureau ou un financeur
Plusieurs groupes dans un seul compte (chœur principal, chœur de jeunes, ensemble de chambre)	Les sociétés chorales qui ont plus d’un ensemble
Questions par événement (dîner après le concert, transport, tenue de concert)	Les tournées et les festivals

Les questions à poser avant de choisir

Puis-je voir les présences par voix ? Pas seulement un total.
Puis-je partager un enregistrement avec les ténors uniquement ?
Puis-je créer une répétition hebdomadaire pour toute la saison en un seul formulaire ?
Combien cela coûte-t-il par an, et y a-t-il des options payantes en plus ? Comparez le prix complet pour votre taille, pas le prix d’appel.
Où sont stockées les données ? Pour les chœurs de l’UE, des serveurs dans l’UE et une position claire sur le RGPD comptent. Nous avons écrit un guide à part sur le RGPD pour les ensembles musicaux.
Dans quelles langues l’app fonctionne-t-elle ? Dans les régions où l’on parle plusieurs langues, c’est ce qui décide si les choristes les plus âgés l’utiliseront ou non.

Changer d’outil sans perdre personne

Commencez par une seule chose. Le premier mois, utilisez l’app uniquement pour les présences. Gardez le groupe de discussion pour les échanges informels.
Importez la liste des membres. La plupart des outils acceptent un tableur ; WePlayIn.Band importe les fichiers Excel ou CSV et associe les colonnes pour vous.
Montrez-la en répétition. Cinq minutes en début de répétition, avec un QR code pour rejoindre le chœur, valent mieux que n’importe quel e-mail.
Ne répondez plus aux présences dans le groupe. Au bout de deux semaines, répondez aux messages « Je viens ! » par un lien vers l’événement.

La place de WePlayIn.Band

WePlayIn.Band est né avec les harmonies et les orchestres, et les chœurs utilisent les mêmes outils : présences par voix, partitions et enregistrements de travail partagés pour chaque voix, répétitions créées en série, messages ciblés et, avec la formule Professional, rémunération, notes de frais, trésorerie de la saison et plusieurs groupes dans un seul compte. L’app fonctionne sur iPhone, Android et le web, en anglais, italien, espagnol, catalan, allemand et français.

Community coûte 50 € par an jusqu’à 20 membres ; Professional coûte 150 € par an, tout compris. Demandez un essai gratuit de 30 jours et nous configurerons vos voix avec vous.