WePlayIn.Band 3.0: finanze, scanner di spartiti e altro

Gestire un’orchestra significa tenere insieme decine di pezzi in movimento, e i soldi sono tra i più complicati. Con la versione 3.0, WePlayIn.Band affronta di petto il lato economico della vita di un’orchestra e, nello stesso tempo, rende più semplice condividere gli spartiti, accogliere musicisti di altri Paesi e delegare compiti all’interno della squadra.

Le novità di WePlayIn.Band 3.0: gestione finanziaria completa (compensi, richieste di rimborso spese con ricevute allegate, esportazione in PDF ed Excel), uno scanner di spartiti integrato con rilevamento dei bordi e compressione, l’app in tedesco e francese (6 lingue in totale), il nuovo ruolo di Assistente per delegare, la gestione della formazione con regole di esclusione automatica e il controllo della visibilità degli eventi. Disponibile ora su iOS, Android e web.

Gestione finanziaria dell’orchestra: basta fogli di calcolo

Ce lo hanno detto direttori di ogni parte: tenere traccia di chi va pagato, di chi ha presentato una spesa e di quale ricevuta manca era un vero mal di testa. La versione 3.0 mette fine a tutto questo.

Compensi

Ora i direttori possono assegnare un compenso ai musicisti per ogni evento. Ogni voce riporta l’importo, lo stato (in attesa, approvato, rifiutato o pagato) e una nota facoltativa. In cima all’elenco un riepilogo mostra i totali a colpo d’occhio, e basta toccare il badge di uno stato per filtrare subito la vista.

Richieste di rimborso e ricevute

I musicisti possono presentare una richiesta di rimborso spese direttamente dal telefono. Serve allegare la ricevuta? Basta scattare una foto o caricare un PDF: il file resta collegato alla richiesta ed è visibile al direttore durante l’approvazione. Il direttore vede un’icona su ogni richiesta che ha una ricevuta; toccandola si apre un visualizzatore a schermo intero, con lo zoom per le immagini e un lettore vero e proprio per i PDF.

Ricerca, filtri ed esportazione

Cerchi le spese di un musicista in particolare? Usa la barra di ricerca. Vuoi vedere solo le voci in attesa? Tocca il badge. Devi mandare il resoconto al tesoriere? Esporta l’intero elenco in PDF o in Excel con un tocco. L’esportazione contiene tutti i dettagli utili: nome del musicista, importo, stato e date.

È un flusso di rimborso completo, dalla richiesta all’approvazione fino all’esportazione, dentro la stessa app che usi già per gestire tutto il resto.

Scanner di spartiti integrato

Condividere gli spartiti con l’orchestra voleva dire scansionare le pagine con un ingombrante scanner piano, spedire PDF per email e sperare che ognuno ricevesse la parte giusta. Adesso non più.

WePlayIn.Band 3.0 ti permette di caricare file PDF direttamente nella sezione del repertorio, oppure di inquadrare con la fotocamera del telefono qualsiasi spartito stampato e trasformarlo in pochi secondi in un PDF pulito e compresso. Lo scanner integrato rileva da solo i bordi della pagina, ti permette di riordinare le pagine e applicare un filtro come il bianco e nero, e comprime il file prima del caricamento.

Una volta caricato il file, lo assegni a una sezione (per esempio «Archi»), a una posizione precisa (per esempio «Violino I») o a tutta l’orchestra. Ogni musicista vede solo le parti che lo riguardano.

Che il tuo archivio stia in uno schedario o sia già digitale, portarlo in WePlayIn.Band ora è rapido e senza intoppi.

Ora in 6 lingue

Willkommen, bienvenue: abbiamo aggiunto il tedesco e il francese completi, accanto a inglese, italiano, spagnolo e catalano. L’app segue automaticamente la lingua del dispositivo, e ognuno può sceglierne un’altra nel proprio profilo.

Così più orchestre in Europa e nel resto del mondo possono usare WePlayIn.Band nella propria lingua: l’ingresso dei nuovi membri è più veloce e ogni componente dell’ensemble incontra meno ostacoli.

Il nuovo ruolo di Assistente per delegare meglio

Non tutte le persone di fiducia hanno bisogno dell’accesso completo da direttore. Il nuovo ruolo di Assistente si colloca tra musicista e direttore nella gerarchia dei permessi. È perfetto per capi sezione, archivisti o membri del consiglio direttivo che devono gestire aree precise, come le presenze o il repertorio, senza avere le chiavi dell’intero pannello di amministrazione.

I direttori assegnano il ruolo di Assistente dalla schermata di gestione dei musicisti, e l’app adegua automaticamente ciò che ogni utente può vedere e fare.

Gestione della formazione: i musicisti giusti per ogni evento

Quando la tua orchestra suona in organici diversi (orchestra sinfonica completa, gruppo da camera, banda in marcia) ti serve controllo su chi suona cosa. La nuova scheda Formazione presente in ogni evento permette ai direttori di comporre l’organico ideale.

Esclusione automatica per tipo di evento

Ora ogni posizione può avere dei requisiti per tipo di evento: imposti il numero massimo di musicisti per posizione per ciascun tipo (concerto, prova, marcia, formazione ridotta, piccolo ensemble e altri). Quando apri la scheda Formazione e tocchi il comando di esclusione automatica, l’app decide da sola chi resta e chi sta fuori, in base a queste regole e all’ordine di priorità di ciascun musicista.

Ordine di priorità dei musicisti

All’interno di ogni posizione puoi ordinare i musicisti trascinandoli. L’ordine stabilisce chi ha la precedenza quando l’organico è più piccolo dell’elenco completo: il primo leggio resta, l’ultimo sta fuori. I direttori lo impostano una volta sola nella configurazione di sezioni e posizioni, e vale per tutti gli eventi.

Requisiti per tipo di evento nelle posizioni

Nella modifica della posizione i direttori possono ora impostare una regola per ogni tipo di evento: «Tutti», «Nessuno richiesto» oppure un numero preciso di musicisti da tenere. Così la fila dei violini primi può avere 8 musicisti per un concerto ma solo 4 per una formazione ridotta, e al resto pensa l’app.

Tutela dei musicisti che hanno confermato

Se un musicista ha già confermato la presenza e un direttore prova a escluderlo, l’app mostra un avviso. Niente esclusioni per sbaglio di chi si era già impegnato.

Visibilità degli eventi: decidi chi vede cosa

Non tutti gli eventi riguardano tutti i musicisti. Con la nuova visibilità degli eventi, i direttori possono rendere un evento visibile solo a gruppi specifici. Il calendario delle prove resta ordinato e si evita confusione quando è coinvolta solo una parte dell’orchestra.

Famiglie di sezioni: un’organizzazione più chiara

Ora le sezioni possono avere una famiglia: Archi, Legni, Ottoni, Percussioni o Altro. Questa classificazione rende più intelligenti le regole di esclusione automatica e dà ai direttori una visione più chiara della struttura dell’orchestra. Nella configurazione, la famiglia compare come badge sulla scheda di ogni sezione.

Livelli di visibilità delle presenze

I direttori hanno ora un controllo dettagliato su chi può vedere i dati delle presenze. Puoi scegliere tra diversi livelli di visibilità, così ogni musicista vede solo ciò che è adatto al suo ruolo: dalla propria risposta e basta fino al quadro completo dell’orchestra.

Ogni menu delle azioni dell’app è stato ridisegnato da zero. I vecchi menu a tendina lasciano il posto a pannelli di azioni eleganti che compaiono vicino al pulsante che hai toccato. Ogni azione ha ora un’icona e un sottotitolo descrittivo, così è subito chiaro cosa fa ciascuna opzione. Vale ovunque: dettagli dell’evento, repertorio, sezioni, sedi, console di amministrazione e altro ancora.

Grafica rinnovata e decine di miglioramenti

Oltre alle novità principali, la versione 3.0 comprende:

una grafica rinnovata in tutte le schermate, con schede più pulite, spaziature migliori e un uso più coerente del colore;
impostazioni delle notifiche migliorate, così i musicisti scelgono con precisione quali avvisi ricevere;
un aggiornamento trascinando verso il basso più fluido in tutta l’app;
un’esperienza web migliore per le orchestre che preferiscono il browser;
lo stato «pagato» per i rimborsi, così i direttori sanno quali compensi sono stati davvero versati;
badge nel registro operazioni che mostrano il tipo di azione eseguita, per controlli più semplici;
decine di miglioramenti dietro le quinte per velocità e affidabilità.

Domande frequenti

Con WePlayIn.Band posso gestire le spese e i rimborsi dei musicisti?

Sì. La versione 3.0 include un flusso completo per le spese. I musicisti presentano dall’app le richieste di rimborso con la foto della ricevuta o un PDF. Il direttore esamina, approva o rifiuta ogni richiesta ed esporta l’elenco completo in PDF o Excel per il tesoriere. Si possono anche assegnare compensi per evento, con stato in attesa, approvato, rifiutato o pagato.

WePlayIn.Band ha uno scanner di spartiti?

Sì. WePlayIn.Band 3.0 include uno scanner di spartiti integrato. Inquadri con la fotocamera del telefono qualsiasi spartito stampato e l’app crea un PDF pulito e compresso, con rilevamento automatico dei bordi, filtri e compressione. Puoi anche caricare PDF che hai già. Gli spartiti si assegnano per sezione o posizione, così ogni musicista vede solo le sue parti.

In quali lingue è disponibile WePlayIn.Band?

WePlayIn.Band è disponibile in 6 lingue: inglese, italiano, spagnolo, catalano, tedesco e francese. L’app segue automaticamente la lingua del dispositivo, e ognuno può sceglierne un’altra nel proprio profilo.

Che cos’è il ruolo di Assistente in WePlayIn.Band?

Il ruolo di Assistente è un livello di permessi tra musicista e direttore. È pensato per capi sezione, archivisti o membri del consiglio direttivo che devono gestire aree precise, come le presenze o il repertorio, senza l’accesso completo da direttore. Il direttore assegna il ruolo dalla schermata di gestione dei musicisti.

Come funziona la gestione della formazione in WePlayIn.Band?

La scheda Formazione di ogni evento permette al direttore di comporre l’organico per formazioni diverse. Imposti regole per posizione e per tipo di evento (concerto, prova, formazione ridotta), ordini i musicisti per priorità trascinandoli e con un tocco applichi l’esclusione automatica. Chi ha già confermato la presenza è protetto dalle esclusioni accidentali.

Aggiorna oggi

WePlayIn.Band 3.0 è disponibile ora su App Store, Google Play e sul web. Se usi già l’app, l’aggiornamento arriverà da solo. Se sei nuovo, è il momento giusto per riunire in un unico posto la gestione della tua orchestra.

Hai domande o suggerimenti? Scrivici a support@weplayin.band: saremo felici di sentirti.